Многие организации неохотно выходят из зоны комфорта, чтобы пойти на перемены, которые могут быть полезны для повышения эффективности бизнеса.

Содержание статьи:Необходимость измененийСоздать напряжениеСоздать коммуникацииСформулировать целиНазначать ролиДать людям возможность менять системуВнесение изменений
Необходимость изменений
Если организация внедряет новую систему бухгалтерского учета или управления эффективностью работы сотрудников, то зачастую возникает ситуация, когда ваши менеджеры кивают с пониманием на публике, но, по факту, саботируют инициативу.
Ваши сотрудники могут быть просто шокированы и не принимать перемены. Мало того, внедрение новых систем управления требует вливания финансов на запуск и поддержку после внедрения.
Какие бы изменения ни предпринимала ваша организация, знание о необходимых шагах и работа над ними будут иметь большое значение для успеха вашей инициативы.
Эти важные шаги объединяются в модель процесса изменений. Ниже кратко изложены ключевые особенности каждого шага, ведущего к позитивным изменениям.
Создать напряжение
На этом первом шаге сформулируйте, почему изменения должны произойти и почему они должны произойти в запланированные сроки. Многие программы изменений начинаются с «большого взрыва», но затем «спускаются на тормозах».
Поэтому нужны программы, которые борются за развитие первоначального импульса. Подумайте о непосредственной силе, которая заставит ваших работников двигаться в правильном направлении.
Это могут быть предстоящие законодательные изменения, новые участники рынка, высокий уровень неудовлетворенности клиентов и так далее.
Подумайте также о последствиях отсутствия изменений, таких как потеря доли рынка или штрафы со стороны регулирующих органов. Чтобы подготовить первый шаг грамотно, соберите как можно больше данных, чтобы обосновать свои утверждения.
Создать коммуникации
Далее, проанализируйте, какие ключевые лица, являются принимающими решения, держателями ресурсов и теми, кто может подорвать ваши инициативы.
Начните с определения ключевых групп заинтересованных сторон; люди, которым есть что терять или выиграть от вашего предложения об изменении.
Включите в свой анализ конечных получателей новых продуктов или услуг, таких как поставщики, клиенты и конечные пользователи продуктов.
Затем создайте план коммуникации, который адаптирует коммуникационный контент и стиль к предпочтениям каждой группы заинтересованных сторон. Убедитесь, что линии связи с каждой группой открыты на протяжении всего процесса.
Сформулировать цели
Этот шаг включает в себя определение желаемых результатов вашей организации в конкретных и измеримых условиях.
Это устранит любую неопределенность в отношении вашей цели и наметит четкое представление о том, где вы хотите, чтобы ваша организация находилась в конце программы.

Избегайте лишних целей, таких как «Улучшение качества продукции». Вместо этого, привлекайте заинтересованные стороны к конкретизации значимых и поддающихся проверке результатов, таких как «Сокращение жалоб клиентов на 50% к концу года».
Разбейте цели на управляемые куски и установите основу для сравнения. Самое главное, установить режим измерения, чтобы помочь отслеживать прогресс.
Назначать роли
Теперь, когда цели прояснены и согласованы, возложите ответственность за их достижение на отдельных сотрудников вашей организации. Убедитесь, что вы четко сформулировали задачи для людей в каждом отделе.
Категории, которые необходимо учитывать:

драйверы изменений (например, спонсор программы и руководящий комитет);
исполнители изменений (например, менеджеры проектов);
активаторы изменений (например, супервайзеры);
получатели изменений (например, операторы).

Убедитесь, что у всех участников есть необходимые навыки для выполнения своих обязанностей и проведения обучения, где были выявлены пробелы в навыках.
Дать людям возможность менять систему
Чтобы обеспечить успех, создайте механизм, который позволяет сотрудникам вашей организации, вносить необходимые изменения в производственный процесс.
Обеспечение такой возможности для простого работника означает, что каждый человек сможет внести свой маленький вклад в повышение эффективности бизнеса и при этом почувствовать свою личную значимость.
Безусловно, подобные изменения должны быть под контролем финансовых, технических и юридических служб.
Составьте подробный план обучения персонала после надлежащего анализа ситуации в компании и убедитесь, что обучение эффективно.
Проверьте, все ли поддерживающие системы компании находятся на должном уровне. Эти системы могут включать в себя информационные, кадровые и финансовые отделы. Планируйте закупки, необходимые для внедрений и обновлений системы в рамках первоначального плана программы изменений.
Внесение изменений
Этот последний шаг заключается в закреплении изменений, чтобы сделать их «такими, какими они должны быть». Чтобы предотвратить откат назад к старым способам, приведите системы и корпоративную культуру вашей организации в соответствие с новыми требованиями поведения.
Поощрение нового способа работы может означать создание систем обратной связи и вознаграждений за результативность, празднование некоторых «быстрых побед», создание новой среды внешнего вида и обновление критериев набора и отбора кадров.
Вышеуказанные этапы процесса изменений для повышения эффективности бизнеса, были подтверждены опытом внедрения успешных инициатив в прошлом.
Невыполнение одного или нескольких из этих важных шагов — верный путь к провалу. С другой стороны, внедрение всех этих шагов не является гарантией успеха. Многое зависит от мастерства менеджеров, которые внедряют изменения, их врожденной способности к организации процесса, а также самой идеи изменений.
Кроме того, шаги изменения, как они описаны здесь, не предназначены для точного линейного выполнения. Изменения в организациях беспорядочные. Таким образом, вы иногда будете возвращаться к предыдущим шагам, прежде чем сможете снова двигаться вперед.