Канбан — это система управления задачами, которая помогает эффективно организовать процессы в компании, повысить производительность и улучшить контроль за выполнением проектов.

Подробнее о системе

Канбан – это специальная система, позволяющая удобно управлять процессами и задачами, разделяя их на несколько этапов.

Доска имеет столбцы, каждый из которых представляет отдельный этап реализации задачи. К примеру, «Запланировано», «В процессе», «Готово». Можно приобрести канбан доску с разными возможностями. Карточки задач передвигают по доске от одного этапа к другому, что позволяет отслеживать процесс и выявлять возможные проблемы, ошибки.

К преимуществам внедрения канбан-доски относят:

1. Наглядность. Процесс выполнения задач постоянно на виду, благодаря этому их можно корректировать;
2. Возможность четко распределить обязанности в команде;
3. Возможность быстро обнаружить возможные проблемы и ошибки. Например, если менеджер увидит, что у одного из сотрудников произошла заминка на одном из этапов, то он может передать задачу другому или же направить «подкрепление»;
4. Максимальный контроль сроков;
5. Вовлеченность работников компании. Система основывается на постоянной координации и взаимодействии внутри команды, а также на регулярных обсуждениях задач;
6. Создание здоровой конкуренции;
7. Повышение эффективность работы команды.

Этапы внедрения

Внедрение канбан-доски имеет несколько особенностей:

• Используйте «чистый лист». Если в дальнейшем канбан-доска будет включать все незавершенные задачи и уже пройденные работы, на данном этапе можно начать с пустого «полотна». При использовании инструмента убедитесь, что активировали режим отображения в виде доски;
• Создание столбцов. Они должны отображать каждый шаг выполнения работы. Создавая столбцы нужно учитывать деятельность компании. Стандартная доска обычно включает в себя: «Новые задачи», «Подготовлено», «Выполняется», «Приостановлено», «Готово». Раздел «Выполняется» часто имеет дополнительные столбцы. Например, «Черновики», «Проверка» или «Редактирование»;
• Указание задач. Каждому виду работы на канбан-доске назначается отдельная карточка. Рекомендуется создавать заголовки карточек в виде призывов к действию. Они помогут сотрудниками четко понимать, над чем именно им нужно работать;
• Перемещение работы по разным столбцам. Делать это можно самостоятельно или автоматически. Все зависит от системы, которую вы используете. Например, в некоторых инструментах можно выставить настройки так, чтобы система автоматически двигала работу в разные столбцы.

В случае необходимости канбан-доски расширяются или меняются.

Итак, внедрение канбан-доски в малом бизнесе может значительно упростить ежедневные задачи и улучшить взаимодействие между сотрудниками компании.