Что нужно знать о транспортном ЭДО

Для упрощения работы с документами в логистике в соответствии с современным цифровым форматом предназначен специально созданный для этих целей электронный транспортный документооборот. Важным документом здесь является ЭТрН — электронная транспортная накладная, имеющая такой же юридический статус, как и бумажный вариант. Она подтверждает факт транспортировки груза, а также отражает затраты на логистические операции.

Оформлением такой накладной стоит заняться в том случае, когда грузополучатель и грузоотправитель не заняты доставкой самостоятельно, а прибегают к помощи перевозчиков. Содержание ЭТрН предполагает несколько титулов, в которых заполняются сведения о сторонах перевозки, условиях договора и сопроводительных бумагах, данные о состоянии груза в момент приема и о передаче его получателю.

Другим важным документом в транспортном ЭДО является электронный путевой лист (ЭПЛ), необходимый для контроля над транспортным средством и водителем. Такой документ используется всякий раз, когда осуществляется перевозка грузов или пассажиров. На основании ЭПЛ бухгалтерией списываются затраты на использование транспортных средств и на зарплату водительскому составу.

Третий документ — заявка, выступающая в роли дополнения и подтверждения договора перевозок. В ней в сокращенной форме указывается значимая информация о доставке груза и его характере, транспортном средстве и маршруте следования.

В рамках транспортного ЭДО также обмениваются электронными договорами фрахтования, заказ-нарядами, сопроводительными ведомостями.

Процесс обмена электронными перевозочными документами состоит из нескольких этапов. В специализированном сервисе участник создает титул, а потом его подписывает. Документ проверяется оператором, передается в базу ГИС ЭПД и отправляется контрагентам. В ГИС ЭПД проверяется корректность документа, формируется QR-код для водителя, чтобы он мог показывать документ сотрудникам ГИБДД при проверках. После регистрации документа могут заполняться и подписываться еще и другие титулы — например, о приемке груза у перевозчика. Когда все титулы подписаны, процесс информационного обмена считается завершенным. Оператор ИС ЭПД предоставляет инструмент для работы и обмена ЭПД (сервис). Документы в ГИС ЭПД передаются также только через операторов ИС ЭПД.

При переходе на транспортный ЭДО в логистике потребуется подключение к оператору ИС ЭПД, который непременно должен быть аккредитован Минтрансом.

Использование электронного документооборота в логистике имеет свои преимущества. В первую очередь значительно ускоряется процесс обмена документацией. Также повышается надежность сохранности информации, поскольку электронные файлы хранятся на защищенных серверах, повредить их или утратить практически невозможно. Доступ к цифровым данным открыт в любое время, что упрощает управление перевозками. Наконец, эксплуатация ЭДО снижает издержки на доставку и создание документов, что заметно экономит бюджет транспортной компании.